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| Crédito: Google |
Chegou a hora de aceitar o fato: cada vez mais os CIOs perdem o controle das aplicações e plataformas usadas por seus funcionários. As preferências pessoais por apps baseados na nuvem (seja ela do Google, Box ou Slack) se popularizaram dentro das estruturas corporativas ao longo dos últimos meses.
O uso de aplicativos e serviços não autorizados pode impactar negativamente o fluxo de trabalho e a produtividade de uma empresa, mas esse dano potencial tende a ser minimizado com a mentalidade, o suporte e a flexibilidade corretos.
Quando as expectativas dos funcionários não se equivalem às metas do departamento de TI, é comum que usem as ferramentas que prefiram sem ligar muito para regras e proibições que veem do CIO.
Em muitos casos, nada impede o trabalhador médio de armazenar dados corporativos em contas particulares. No que diz respeito a ferramentas em nuvem, as opções para que faça isso são virtualmente inacabáveis.
“Nós tentamos combater as preferências pessoais já há algum tempo”, indica Michael Hites, CIO da University of Illinois. “Se demoramos a disponibilizar uma solução corporativa, o problema se alastra muito rápido”. O executivo afirma que os departamentos de TI precisam se antecipar aos desafios para balancear as expectativas dos funcionários e as exigências da tecnologia corporativa.
Resistir pode não ser o caminho
“Encontrar os dados e informações que lhes atenda ainda é uma tarefa complicada para muitos profissionais, levando-os a procurarem ajuda externa”, explica Vanessa Thompson, diretora de pesquisa de redes sociais corporativas e tecnologias colaborativas da IDC.
Segundo ela, o acesso ineficiente a dados remotos prejudica a produtividade e a tendência é que o quadro piore. A especialista sinaliza que executivos ainda anexam seu trabalho em emails enviados a suas contas pessoais por não conseguirem compartilhar seus arquivos ou levá-los para casa do trabalho com eficiência.
O uso de múltiplas plataformas colaborativas por funcionários nem sempre é prejudicial no trabalho, mas conjuntos distintos de ferramentas podem afetar negativamente o fluxo e produtividade, ameaçando os ativos de informação da empresa.
O CIO da NetScout, Ken Boyd, não se importa que seus funcionários recorram a diferentes ferramentas de colaboração, desde que os serviços atendam aos requisitos de segurança, compliance e auditoria.
Complexidade colaborativa é um problema para a TI
Para Michael Hites, o entendimento é a resposta ao problema. A compreensão dos projetos corporativos, da escala de colaboração envolvida e das funcionalidades das ferramentas permitidas pelo departamento de TI pode mitigar os riscos associados com o uso de ferramentas na nuvem para consumidores. Quanto mais complexo for um projeto, mais recursos o CIO precisará destinar ao gerenciamento de colaboração, explica.
“Se estou em um departamento específico e colaborando com meus colegas de equipe, então sistemas redundantes de colaboração não prejudicarão a empresa tanto assim”, expõe, alertando que isso pode gerar problemas se os funcionários usarem múltiplas plataformas em projetos que exijam colaboração em larga escala.
“Quando uma pessoa usa o SharePoint, outra o Google Docs e uma terceira o Box, eventualmente surgirão problemas de colaboração”, adverte Hites. “Contanto que você saiba como essas coisas estão aninhadas dentro uma das outras e quais ferramentas usar para cada tipo de colaboração, então tudo bem. É só ao usar algo não projetado para uma atividade específica que você se mete em problemas”.
A gama de escolhas disponível aos empregados cresceu consideravelmente, mas o uso de múltiplas plataformas dentro de uma empresa não é novidade. Grandes companhias com equipes de vendas, marketing, recursos humanos e atendimento ao consumidor regularmente recorrem a aplicações diferentes para a realização de seus trabalhos.
Mais ferramentas, mais desafios
Sem um framework de colaboração correto, os dados das empresas em contas pessoais de seus funcionários correrão riscos caso eles abandonem a organização. Se não supervisionada, a eliminação dos arquivos desnecessários, redundantes ou desatualizados armazenados na nuvem para consumidor final também pode ser um obstáculo para a TI.
“Você passa a tratar o ambiente na nuvem e o mundo virtual como o mesmo armário de documentos cheio de lixo que existia no passado”, alertou Hites. “Isso dificulta a procura de arquivos, facilita a perda e leva riscos, já que você nem sempre consegue esses dados quando precisa deles”.
A última coisa que o departamento de TI deseja é perder o controle, mas CIOs como Hites e Boyd escolhem abraçar ambientes mais flexíveis para corresponderem às necessidades de mobilidade de seus empregados.
“A responsabilidade da TI é proteger os ativos de informação da empresa. Essa responsabilidade exige que nós estabeleçamos alguns padrões, mantendo áreas de flexibilidade onde for possível. Onde é possível, acredito que nós somos”, conclui Boyd.
Fonte: Computer World
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