Uma grande preocupação para empresas de qualquer porte se dá no cumprimento dos contratos estabelecidos com parceiros, sejam públicos ou privados, pois o descumprimento total ou parcial destes instrumentos pode prejudicar a saúde daquela organização e ainda acarretar prejuízos financeiros e riscos de demandas judiciais. Por isso, é necessário que o empresariado tenha consciência que, em meio as atividades do dia a dia, tenha-se o controle de todos os contratos que sua empresa está envolvida em todos os seus departamentos.
Quando se tem uma gestão eficiente de contratos, a empresa passa a ter entendimento sobre tudo aquilo que acordou e está participando. Como consequência, pode estruturar suas atividades de forma a garantir o cumprimento destes contratos e minimizar quaisquer tipos de riscos. A gestão de contrato é preventiva, com ela se ganha agilidade, segurança, conhecimento e, precipuamente, o controle sobre os riscos financeiros e operacionais.
O primeiro passo para uma gestão é a organização e identificação de todos os contratos já que vislumbra-se, hoje, muitos negócios fechados pela parte comercial sem formalização, ou seja, sem um contrato que regule aquela relação. É comum se pensar na agilidade e não na segurança jurídica no momento do negócio e mais corriqueiro ainda essa relação se “perder” dentro da empresa ao longo do tempo gerando a posteriori impactos no caixa. Se não há controle do que está contratando, pode efetuar pagamentos ou deixar de receber aquilo que lhe cabe.
Sem uma gestão de contrato, se tem uma lacuna sobre as obrigações e direitos e isso afeta, além do caixa, a performance como empresa. Muitos empresários podem não entender como os contratos afetam sua empresa imediatamente e, por isso, se faz necessária uma análise jurídica dos instrumentos e do ciclo de vida destes contratos dentro da companhia.
É essencial a criação de normas e procedimentos internos que acompanhem o contrato da sua fase inicial, ou seja da fase de pré-contratação até o encerramento. O acompanhamento diário do desenvolvimento do contrato, de seu ciclo de vida (início, meio e fim) é de suma importância para estancar a criação de passivos e evitar a geração de conflitos que vão retirar o foco da empresa da sua atividade principal. Adotando medidas simples e criando normas e parâmetros claros, podemos garantir que esse ciclo siga sem problemas.
Entre os resultados práticos da gestão estão a identificação de todas as obrigações, melhor gerenciamento dos pagamentos, maior agilidade e segurança nas relações travadas na empresa, mitigação dos riscos operacionais e financeiros e menos perda de tempo no entendimento dos processos internos de contratação.
Entre os problemas mais comuns, estão os contratos com mão de obra terceirizada onde a empresa tem responsabilidade subsidiária das obrigações trabalhistas. Sem a gestão desse tipo de contrato, pode a empresa ser compelida a arcar com esse ônus. A maioria dos contratos deve prever a apresentação periódica dessas obrigações pela contratada com a possibilidade inclusive de retenção de pagamento no caso do descumprimento. Razão pela qual não há porque a empresa arcar com tais custos, bastando gerenciar corretamente os seus contratos e ter efetivo conhecimento de suas cláusulas.
O Brasil passa por um momento emblemático e delicado na economia, em que há um pessimismo generalizado e muitos ramos estão sofrendo com esse momento turbulento. Esse cenário é um facilitador de quebras de contrato e, por isso, as organizações devem estar atentas aos detalhes de um acordo, entendendo o contrato e suas responsabilidades. Os olhos devem estar atentos na outra parte, se estão saudáveis, se tem cumprido com as suas obrigações e contratos, se tem pago seus impostos, se os representantes legais são habilitados a assinar e assumir responsabilidades, etc.
As empresas devem criar uma cultura interna, devem estabelecer parâmetros próprios e sistemas de avaliação no que diz respeito aos seus contratos. É fato, quando se sabe que há fiscalização é natural que haja um empenho e uma busca pela excelência e melhoria dos processos internos. Nisso, a gestão deve ser buscada e ser vista como forma de otimizar resultados e mitigar riscos.
No caso de contratos com empresas públicas, é necessário estar ciente que estas instituições possuem um rito próprio de contratação. Ademais, hoje temos a Lei Anticorrupção (LAC) que tipifica uma séria de condutas que devem ser evitadas ao se contratar. Nessa situação deve ser cumprido tudo que está na Lei. O empresário tem que ter os cuidados e ter um sistema de compliance dentro da empresa dele. É preciso adotar um sistema de melhores práticas e controlar efetivamente o que a Empresa anda fazendo e como está contratando.
Cada vez mais a boa e correta gestão do contrato pode ser utilizada como vantagem competitiva. É fundamental que as empresas estejam atentas e busquem as melhores práticas. E necessário que as rescisões sejam feitas da forma correta e com segurança através de termos de encerramento. A profissionalização da área de gerenciamento, o envolvimento efetivo do jurídico nesse processo se faz totalmente necessário. Empresas sem essa preocupação certamente ficarão para trás. O mercado quer a gestão eficiente de contratos.
Patrícia Mendlowicz, advogada especialista em gestão de contratos e sócia do Martinelli Advogados.
Fonte: RefJur
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